Το άρθρο της εβδομάδας. Management απόδοσης

Η διαχείριση απόδοσης είναι ουσιαστικά η διαδικασία δημιουργίας ενός περιβάλλοντος εργασίας το οποίο δίνει την δυνατότητα στους εργαζόμενους και τους υποστηρίζει να αξιοποιήσουν με βέλτιστο τρόπο τις δυνατότητές τους.
Είναι ένα ολόκληρο σύστημα εργασίας που ξεκινά όταν μια εργασία ορίζεται όπως απαιτείται και τελειώνει όταν ο εργαζόμενος αποχωρεί από την επιχείρησή μας.

Επικεντρώνοντας, είναι μια συνεχής διαδικασία επικοινωνίας μεταξύ προϊστάμενου και υφιστάμενου που συμβαίνει όλο το χρόνο, προς την κατεύθυνση της ανάπτυξης του εργαζόμενου και της επίτευξης των σκοπών και στόχων του τμήματος, της επιχείρησης.

Ένα σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης είναι τμήμα της διαδικασίας διαχείρισης απόδοσης. Ουσιαστικά σημαίνει:
– την αξιολόγηση των ενεργειών, της επίτευξης στόχων, των απαιτούμενων δεξιοτήτων,
των επιτυχιών και αποτυχιών του αξιολογούμενου για κάποια δεδομένη χρονική περίοδο
– την καταγραφή δυνατών και αδύνατων σημείων του αξιολογούμενου και τέλος
– την συμφωνία σε ρεαλιστικούς, μετρήσιμους και προκλητικούς στόχους για την επόμενη
περίοδο οι οποίοι θα οδηγούν στην προσωπική του ανάπτυξη και στην βελτίωση της
απόδοσής του.

Επικεντρώνοντας ακόμα περισσότερο, ένα απλό, έστω και άτυπο, σύστημα ανατροφοδότησης (feedback) για τους εργαζόμενους μας είναι ένα σημαντικό εργαλείο της διαδικασίας διαχείρισης της απόδοσής τους.

Παρακάτω ακολουθεί μια απλή περιγραφή της διαδικασίας ανατροφοδότησης.

Εάν την υλοποιούμε για πρώτη φορά τα βήματα είναι τα ακόλουθα:

Παρατηρούμε, αξιολογούμε την απόδοση, την συμπεριφορά, και εάν παίζει ρόλο στην εργασία του, την εμφάνιση του υφιστάμενου μας για συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

[2] Αποφασίσουμε, επιλέγουμε τα θέματα με τα οποία κρίνουμε σκόπιμο να ασχοληθούμε.

Επιλέγουμε τόσο θετικά σημεία τα οποία θέλουμε να σταθεροποιήσουμε και να ενδυναμώσουμε όσο και σημεία τα οποία απαιτούν βελτίωση.

Περιοριζόμαστε σε 3-5 θέματα.

[3] Διαμορφώνουμε για τα παραπάνω θέματα συγκεκριμένους, μετρήσιμους στόχους.

[4] Προετοιμαζόμαστε επαρκώς:

Δημιουργούμε σημειώσεις για την απόδοσης κλπ του υφιστάμενού μας.
Καταγράφουμε συγκεκριμένα περιστατικά, συμπεριφορές κλπ, με συγκεκριμένα παραδείγματα.
Έχουμε στο μυαλό μας την πολιτική της επιχείρησης και τις προτεραιότητες του τμήματος για την συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Λαμβάνουμε υπ’ όψη μας τους δικούς μας στόχους, προτεραιότητες.
Προβλέπουμε ενδεχόμενες αντιδράσεις του υφστάμενου, ανάγκες του και προετοιμαζόμαστε για τον τρόπο διαχείρισης τους.
Σκεφτόμαστε για ενδεχόμενους ενδεικνυόμενους τρόπους ανάπτυξης υφιστάμενου.
Φροντίζουμε για την εξασφάλιση χώρου συζήτησης.

[5] Συζήτηση ανατροφοδότησης

Δομή συζήτησης

Διαμόρφωση κλίματος
Σκοπός συνάντησης
Συζήτηση απόδοσης

Συμφωνία παρούσας κατάστασης, συζήτηση μελλοντικής κατάστασης

Συμφωνία
Καταγραφή στόχων και ενεργειών
Δέσμευση

Κατά την συζήτηση

Μια διάρκεια 40 – 50 λεπτών είναι αρκετή, αν έχουμε προετοιμαστεί επαρκώς.

Διαμορφώνουμε ένα κλίμα φιλικό, άνετο, υποστηρικτικό, ήπιων τόνων, με win – win προσέγγιση
Εξασφαλίζουμε ότι κατά την διάρκεια της συζήτησης δεν θα έχουμε διακοπές από άλλους συνεργάτες μας ή το τηλέφωνο.
Ξεκαθαρίζουμε – υπενθυμίζουμε τον σκοπό της συνάντησης από την αρχή καθώς και λεπτομέρειες όπως διαθέσιμο χρόνο, διαδικασία που θα ακολουθηθεί κλπ.
“Σπάμε τον πάγο” και κάνουμε ότι μπορούμε για να αισθάνεται άνετα ο συνομιλητής μας.
Φροντίζουμε να παρατηρούμε την γλώσσα του σώματος του συνομιλητή μας καθώς και τις συναισθηματικές του μεταπτώσεις.
Χρησιμοποιούμε ανοικτές ερωτήσεις καθώς και ενθάρρυνση που θα βοηθήσει τον συνομιλητή μας να μιλήσει και να εξωτερικεύσει σκέψεις και απόψεις.
Συνοψίζουμε κατά διαστήματα τα συμφωνηθέντα, περιορίζοντας τις πιθανότητες πιθανόν παρεξηγήσεων.
Υποστηρίζουμε τα λεγόμενα μας με παραδείγματα ώστε να γίνονται κατανοητά
Ξεκινάμε με έλεγχο της προόδου προηγούμενων συμφωνηθέντων (εάν δεν είναι η πρώτη φορά που υλοποιούμε την διαδικασία).
Αξιολογούμε, συζητάμε για ΠΡΑΞΕΙΣ και όχι το άτομο (και για τα αρνητικά αλλά και για τα θετικά του)
Συζητάμε πρώτα για το τι συμβαίνει σήμερα και συμφωνούμε επί αυτού (έστω και σε κάποιο βαθμό) και μετά συζητάμε για το τι θα θέλαμε να γίνει κατά την επόμενη περίοδο.
Καταλήγουμε οπωσδήποτε σε στόχους και ενέργειες για την επόμενη περίοδο
Σιγουρευόμαστε ότι έχει επιτευχθεί ουσιαστική ΣΥΜΦΩΝΙΑ και δέσμευση επί των συζητηθέντων.
Συζητάμε, δεν είναι η κατάλληλη συνάντηση για κριτική.

[6] Μετά την συζήτηση ανατροφοδότησης

Καταγράφουμε στο ημερολόγιο μας ενέργειες που πιθανόν θα πρέπει να γίνουν από εμάς και φροντίζουμε για την υλοποίησή τους.

Κάνουμε εμφανές στον υφιστάμενό μας πως όσα συζητήθηκαν και συμφωνήσαμε τα εννοούσαμε, τα υποστηρίζουμε και τα παρακολουθούμε, διαφορετικά δίνουμε μήνυμα πως είχαμε μια τυπική, άσκοπη και άνευ ουσίας συζήτηση.