Χρησιμοποιώντας το δικό του μοναδικό τρόπο, ο γκουρού των εκθέσεων Δρ. Γιάννης Κριτσωτάκις μας έδωσε στο προηγούμενο άρθρο εν μέσω διαλόγου, όλες τις κατάλληλες συμβουλές για τον επαγγελματία που θέλει να συμμετάσχει σε μία εμπορική έκθεση.

Στις εκθέσεις δίνονται οι καλύτερες ευκαιρίες για τη δημιουργία σχέσης με νέους πελάτες, γι’αυτό και πρέπει η συμμετοχή σας να είναι καλά οργανωμένη. Ο Δρ. Γιάννης Κριτσωτάκις σε αυτό το άρθρο μας αναλύει τα στάδια οργάνωσης που πρέπει να ακολουθήσετε σε μία έκθεση και τι πρέπει να κάνετε για να προσελκύσετε επισκέπτες στο stand σας.

 

ΠΩΣ ΝΑ ΟΡΓΑΝΩΣΩ ΤΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΜΟΥ ΣΕ ΜΙΑ ΕΚΘΕΣΗ;  ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΣΤΑΔΙΑ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΚΟΛΟΥΘΗΣΩ;

• Έχω ακούσει ότι η διαδικασία συμμετοχής σε μια έκθεση διακρίνεται σε τρία στάδια. Ποια είναι αυτά;

Τα στάδια της οργάνωσης, που είναι όλα εξίσου σημαντικά είναι

Α. Το ΠΡΟ-ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ . Αυτό περιλαμβάνει όλες τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν μέχρι την ημερομηνία έναρξης της έκθεσης, δηλαδή:

• Την επιλογή της έκθεσης για την οποία ήδη μιλήσαμε
• Την κατάρτιση του προϋπολογισμού
• Την προετοιμασία των εκθεμάτων
• Την Εκπαίδευση του προσωπικού και προφανώς την οργάνωση

 

• Όταν λέτε οργάνωση τι εννοείτε;

Η οργάνωση είναι μία σύνθετη διαδικασία που περιλαμβάνει μια σειρά από ενέργειες οι οποίες πρέπει να γίνουν στη βάση του μηδέν λάθους όπως:

• Η κατασκευή του stand
• Η προβολή της συμμετοχής έτσι ώστε να προσελκύσεις επισκέπτες
• Η προετοιμασία του προωθητικού υλικού (ηλεκτρονικού και μη) που πρόκειται να διανεμηθεί στο stand
• H μεταφορά των εκθεμάτων
• Η εξασφάλιση των ξενοδοχείων – εισιτηρίων
• Ο πλήρης «εξοπλισμός» με τιμοκαταλόγους, προσωπικές κάρτες, και ότι άλλο είναι απαραίτητο για να πληροφορήσεις σωστά του επισκέπτη.

Μην ξεχνάς ότι η συμμετοχή σου δεν σημαίνει τίποτα άλλο από τη μεταφορά της επιχειρηματικής σου δραστηριότητας στην έκθεση για όσο διάστημα διαρκεί.

Το δεύτερο στάδιο είναι το ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ ΣΤΑΔΙΟ

Αυτό διαρκεί όσο και η έκθεση και περιλαμβάνει:

• Την επικοινωνία με τους επισκέπτες
• Την προβολή της εταιρικής ταυτότητας της επιχείρησής σου
• Την προσέλκυση επισκεπτών
• Την παρακολούθηση του ανταγωνισμού και τη συλλογή πληροφοριών αγοράς

Επισημαίνω ότι η επιτυχία εκθεσιακού σταδίου εξαρτάται άμεσα από το κατά πόσο σωστά δούλεψες το προεκθεσιακό στάδιο .

Το τρίτο και τελευταίο στάδιο ακούει στο όνομα  ΜΕΤΑ- ΕΚΘΕΣΙΑΚΟ.

Αυτό αρχίζει μια μέρα μετά την Έκθεση και περιλαμβάνει:

• Την επιμέλεια των επαφών που πραγματοποιήθηκαν
• Την αξιολόγηση του αποτελέσματος
• Την Έκθεση Απολογισμού και χωρίς αμφιβολία
• Την ενημέρωση του προσωπικού της επιχείρησης αφού ότι επιτεύχθηκε έγινε και με την δική του βοήθεια

 

• Αν η έκθεση διαρκεί για παράδειγμα από τις 18 έως τις 20 Μαΐου, πότε πρέπει αν είμαι παρόν στο stand;

Τουλάχιστον μία μέρα πριν. Είναι τόσες οι λεπτομέρειες  της τελευταίας στιγμής που δεν φαντάζεσαι. Άλλωστε μην ξεχνάς ότι δεν υπάρχει πιο θλιβερό ίσως και υποτιμητικό πράγμα από ένα stand ενώ η έκθεση έχει ανοίξει και οι επισκέπτες περιφέρονται ήδη στους διαδρόμους.

• Αν δεχθώ ότι οργάνωσα μεθοδικά τη συμμετοχή μου και έκανα πράξη όλα όσα είπαμε μέχρι τώρα, τι πρέπει να προσέξω ώστε να αποφύγω τα μοιραία λάθη;

Είναι πολλά αυτά που πρέπει να προσέξεις. Πρώτο λάθος . Να μην ακολουθήσεις με συνέπεια τους όρους συμμετοχής όπως αυτοί προβλέπονται από τον «κανονισμό συμμετοχής» του Οργανωτή. Χωρίς την παραμικρή αμφιβολία θα βρεθείς προ δυσάρεστων εκπλήξεων.

Δεύτερο λάθος.  Να μη φτάσουν έγκαιρα και άψογα τα εκθέματα και το υποστηρικτικό σου υλικό στην έκθεση. Μην ξεχνάς ποτέ ότι – ΟΛΑ ΓΙΝΟΝΤΑΙ ΑΛΛΑ ΕΚΘΕΣΗ ΧΩΡΙΣ ΕΚΘΕΜΑΤΑ ΠΟΤΕ.

Τρίτο λάθος. Τα εκθέματα σου να μην είναι συμβατά με τις απαιτήσεις των επισκεπτών της συγκεκριμένης έκθεσης.

Τέταρτο λάθος. Το προσωπικό σου να στερείται της απαιτούμενης εκπαίδευσης και προετοιμασίας.

Πέμπτο λάθος.  Το stand σου να είναι ξένο με το πνεύμα της έκθεσης και πολύ περισσότερο μη λειτουργικό.

 

• Αν λάβω μέρος σε μία έκθεση και εξαντλήσω όλο μου το χρόνο στο stand κάνω μήπως κανένα λάθος χωρίς να το ξέρω;

Και βέβαια κάνεις. Η παραμονή στο stand ισοδυναμεί με τη μισή διαδρομή. Η άλλη μισή είναι η δραστηριοποίηση σου στα stands των ανταγωνιστών για άντληση πληροφοριών και νέων ιδεών.

 

• Αν αποφασίσω να διαλύσω το stand μου λίγες ώρες πριν την επίσημη λήξη της έκθεσης, άλλωστε πρακτικά η έκθεση έχει τελειώσει. Κάνω μήπως κανένα σοβαρό λάθος;

 Είναι ένα κορυφαίο λάθος. Ανεξάρτητα από το ότι η ενέργειά σου αντιβαίνει στον «Κανονισμό του Οργανωτή» με την πράξη σου αυτή κάνεις δήλωση επιχειρηματία Β’ Κατηγορίας. Τι θα έλεγες π.χ. αν ένας επισκέπτης σε είχε προγραμματίσει για εκείνες τις ώρες; Η διάλυση του stand πριν την επίσημη λήξη της έκθεσης είναι δείγμα υπανάπτυξης.

 

• Αν δεν έχω την οικονομική δυνατότητα να κατασκευάσω δικό μου stand και πρέπει να προσφύγω στην ενοικίαση ενός από τα προκατασκευασμένα stands της έκθεσης. Τι να κάνω;

Και βέβαια να προσφύγεις σε αυτά, με τον όρο ότι σε μια σειρά από πρόσθετα εικαστικά στοιχεία θα πετύχεις τη διαφοροποίησή σου, πράγμα καθ’όλα εφικτό.

Αυτό που πρέπει να εξασφαλίσεις είναι  για το stand σου είναι:

• Να είναι λειτουργικό
• Εξασφαλίζει τη διαφοροποίηση του έναντι του ανταγωνισμού
• Εκφράζει την εταιρική σου ταυτότητα και
• Υπηρετεί τους στόχους της συμμετοχής σου.

Ο χρυσός κανόνας λέει ότι: Σωστή επιλογή σχεδίου είναι μόνο αυτή που προσελκύει επισκέπτες. Αναδεικνύει τα εκθέματα και επιτρέπει στον επισκέπτη να «κινηθεί» άνετα μέσα σ’αυτό.

 

• Έχω ακούσει ότι βασικό στοιχείο για ένα stand είναι ο σωστός φωτισμός. Μπορείτε να μου πείτε ποιος είναι;

Σωστός φωτισμός είναι:

Οπτική άνεση δηλαδή ποσοτική και ποιοτική επάρκεια σε φως.

Δραματουργική απόδοση της συνολικής εικόνας του stand και

Οπτική καθοδήγηση του επισκέπτη σε εκθέματα και εικαστικά στοιχεία

Με απλά λόγια, ο καλός φωτισμός πρέπει να υπηρετεί από τη μία μεριά τις αρχιτεκτονικές και λειτουργικές ανάγκες του stand και από την άλλη τις ψυχολογικές ανάγκες των επισκεπτών .

Μπορείτε να μου πείτε λίγα παραπάνω για τον σχεδιασμό του stand, όπως μέγεθος (τ.μ) χρώμα και κόστος;

Όσον αφορά στο μέγεθος αυτό είναι συνάρτηση:

• Των οικονομικών σου πόρων
• Των αναγκών σου, ανάλογα με τον αριθμό και τον όγκο των εκθεμάτων σου και προφανώς
• Του κατά πόσο επιδιώκεις να κάνεις αρχηγική εμφάνιση στην έκθεση.

Για μια μικρή επιχείρηση πάντως τα 15-20 τμ αποτελούν ένα απόλυτα ευπρεπές μέγεθος.

Όσον αφορά στο χρώμα:

Επειδή το stand αποτελεί μικρογραφία της επιχείρησης του εκθέτη αυτό χρωματικά πρέπει να:

• Είναι δεμένο με τα χρώματα της επιχείρησης (λογότυπο κ.λπ)
• Συνδεδεμένο με το είδος των εκθεμάτων, άλλα χρώματα συνιστώνται για τα βιομηχανικά προϊόντα και άλλα για τα αγροτικά που εκτός από γήινα πρέπει να εκπέμπουν φρεσκάδα.

Για κάθε περίπτωση το λευκό stand ως ουδέτερο, επιδέχεται πολλές παρεμβάσεις ικανές να αναδείξουν τόσο τα γραφιστικά όσο και τα εκθέματα.

Χρυσός κανόνας. Ποτέ πάνω από δύο χρώματα από τα οποία να είναι έντονης απόχρωσης σε πολύ μικρές επιφάνειες

Τέλος όσον αφορά στο καυτό θέμα το κόστος:

Μην επενδύσεις σε ακριβά και «βαρύγδουπα» stands. Καλύτερα να επενδύσεις σε ελαφριά κατασκευή  σε ευφάνταστα διακοσμητικά στοιχεία σε δραματουργικό φωτισμό και σε μοντέρνα διακόσμηση.

Καλό είναι να γνωρίζεις ότι η δαπάνη ενοικίου και κατασκευές του stand αντιπροσωπεύει  συνήθως  το 45-50% της συνολικής δαπάνης συμμετοχής.

 

ΠΩΣ ΝΑ ΠΡΟΣΕΛΚΥΣΩ ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ ΣΤΟ STAND ΜΟΥ; ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΚΑΝΩ;

• Πώς να προσελκύσω επισκέπτες στο stand μου; Τι πρέπει να κάνω;

Η προσέλκυση επισκεπτών είναι και παραμένει ακανθώδες πρόβλημα που ξεκινά από το προεκθεσιακό στάδιο με τη μορφή προβολής. Δηλαδή γνωστοποίηση της συμμετοχής και κορυφώνεται κατά τη λειτουργία της έκθεσης όπου stand- εκθέματα και προσωπικό αποτελούν ενιαίο σύνολο.

 

• Με ποιον τρόπο μπορώ να κάνω γνωστή την παρουσία μου στην έκθεση;

Η ερώτησή σου παραπέμπει στο κεφάλαιο «προβολή της συμμετοχής». Μιας δραστηριότητας η οποία αρχίζει κατά το προεκθεσιακό στάδιο και κορυφώνεται κατά τη λειτουργία της έκθεσης δηλαδή το εκθεσιακό στάδιο. Λόγω μάλιστα της σημαντικότητας  του θέματος δεν υπάρχει η παραμικρή αμφιβολία ότι θα ήταν μεγάλη παράλειψη να μην αναφερθούμε διεξοδικά.

Ως εκθέτης λοιπόν οφείλεις έγκαιρα:

• Να φροντίσεις την εγγραφή σου στον επίσημο κατάλογο της έκθεσης αλφαβητικά και κατά προϊόν.
• Να εκμεταλλευτείς τις δυνατότητες που σου προσφέρει το διαδίκτυο
• Να ενημερώνεις περιοδικά τους αναμενόμενους επισκέπτες – στόχους σου ηλεκτρονικά, δίνοντας τους πληροφορίες για την επιχείρησή σου, τα προιόντα και τη θέση σου στην έκθεση (αίθουσα, stand, κλπ)
• Να χρησιμοποιείς την επιστολική επικοινωνία με την αποστολή προσκλήσεων ή ακόμα και καρτών εισόδου στους επισκέπτες – στόχους.
• Να επωφεληθείς από τη συμμετοχή σου στις machmaking υπηρεσίες αν και εφόσον προσφέρονται από τον Οργανωτή.
• Να μετέχεις με το έντυπο/ενημερωτικό σου υλικό στο Press Office της έκθεσης κ.α.

 

• Κάποιος φίλος μου, προκειμένου να προσελκύσει επισκέπτες ετοίμασε μια καλαίσθητη  πρόσκληση την οποία ταχυδρόμησε έγκαιρα σε 500 επιχειρήσεις – επισκέπτες, χωρίς όμως ανταπόκριση. Τι λάθος έκανε;

Αν πράγματι έγινε η ταχυδρόμηση έγκαιρα και στον σωστό αποδέκτη, πάντοτε στο όνομά του, μια ανταπόκριση της τάξης του 2-3% θεωρείτε μεγάλη επιτυχία. Το λάθος του είναι ότι έπρεπε να επαναλάβει την αποστολή (με μικροδιαφοροποιήσεις) τουλάχιστον άλλες δύο φορές. «Όσο πιο συχνά και δυνατά κτυπάς το τύμπανο τόσο αυξάνεις την πιθανότητα να σε ακούσουν». Άλλωστε μην ξεχνάς, ότι οι σοβαροί επισκέπτες προγραμματίζουν το χρόνο τους και δεν περιφέρονται ασκόπως στους διαδρόμους των εκθέσεων.

• Ποιοι παράγοντες επηρεάζουν θετικά την προσέλκυση επισκεπτών σε ένα stand;

Ο αριθμός επισκεπτών επηρεάζεται από πολλούς παράγοντες όπως:

• Το μέγεθος, την θέση και την αισθητική του stand
• Την προβολή της συμμετοχής πριν την συμμετοχή και κατά τη λειτουργία της έκθεσης
• Τη συμβατότητα των εκθεμάτων με τις προσδοκίες των επισκεπτών
• Την επικοινωνιακή ικανότητα του προσωπικού του stand
• Τις εκδηλώσεις που οργανώνεις το stand, τα λεγόμενα happenings και χωρίς αμφιβολία,
• Η γειτνίαση σου με τα διάσημα stands του ανταγωνισμού.

• Τα εκθέματα μου αποδεδειγμένα υπερέχουν σε ποιότητα, οι δε τιμές μου είναι καλύτερες από τα αντίστοιχα εκθέματα ενός γειτονικού μου stand. Ωστόσο, οι επισκέπτες με προσπερνούν και συρρέουν στο stand του ανταγωνιστή μου. Γιατί; Τι κάνω λάθος;

Ίσως τίποτα. Απλά τους είσαι άγνωστη. Φρόντισε  λοιπόν να απαντήσεις στα ακόλουθα ερωτήματα γιατί, το ό,τι είσαι καλύτερη από τον γείτονα – ανταγωνιστή σου το ξέρεις μόνο εσύ και όχι οι επισκέπτες δηλαδή:

• Το stand σου (μέγεθος, σχέδιο, φωτισμός, διακόσμηση κ.λπ) ακτινοβολεί όπως και του ανταγωνιστή σου; Ποιο είναι το μήνυμα που εκπέμπει;
• Πόσο γνωστή είναι στην αγορά η επιχείρησή σου;
• Ποια ήταν η προβολή της συμμετοχής σου 1-2 μήνες πριν από την έκθεση;
• Ποιο ήταν το επικοινωνιακό επίπεδο του προσωπικού του stand σου;
• Ποιες και ποιες είναι οι παράλληλες εκδηλώσεις που οργανώνεις εντός του stand (επιδείξεις, γευσιγνωσίες, κ.λπ) ώστε να προκαλέσουν το ενδιαφέρον των περαστικών – επισκεπτών;
• Πόσες φορές έχεις λάβει μέρος στη συγκεκριμένη έκθεση;

Αφού απαντήσεις με ειλικρίνεια στα παραπάνω ερωτήματα, σίγουρα θα ανακαλύψεις το γιατί σε προσπερνούν. Αγαπητή μου φίλη, όπως στην ζωή, έτσι και στις εκθέσεις  τίποτα δεν χαρίζεται, κερδίζεται….

 

• Μπορείτε να μου πείτε τι πρέπει να κάνει το προσωπικό μου στο stand ώστε να μην απωθεί τους επισκέπτες;

Απλά να αποφύγει τα λεγόμενα επτά θανάσιμα αμαρτήματα, δηλαδή:

1. Να στέκετε πολύ μακριά από την είσοδο του stand
2. Να φλυαρεί με άλλους συνάδελφους τα λεγόμενα πηγαδάκια
3. Να είναι ακατάλληλα ενδεδυμένο
4. Να μην φέρει το όνομά του στο πέρο
5. Να περιφέρεται άκομψα στο stand να τρώει, να ασχολείται με το κομπιούτερ του
6. Να χαζεύει και σχολιάζει αδέξια τους περαστικούς επισκέπτες
7. Να έχει το χώρο του και το stand ατακτοποίητο.

 

• Αν δεχθώ ότι το προσωπικό είναι ήδη απασχολημένο με άλλους επισκέπτες, ενώ στο stand περιμένουν ακόμα 1-2 άτομα, τι πρέπει να κάνω;

Επειδή στις εκθέσεις ο χρόνος είναι χρήμα, η ανοχή των επισκεπτών είναι περιορισμένη. Σκέψου ότι μόλις το 55% των εμπορικών επισκεπτών περιμένει αδιαμαρτύρητα την προσέγγισή του από 1 έως 2 λεπτά.

Ακριβώς γι’αυτό:

• ζητάς συγνώμη από τους επισκέπτες που ήδη συνεργάζεσαι
• προσεγγίζεις ευγενικά αυτούς που αναμένουν
• τους τροφοδοτείς με prospectus και άλλο υλικό
• τους προσφέρεις έναν καφέ ή αναψυκτικό και
• τους ζητάς την κατανόησή τους για λίγα λεπτά

Και κάτι ακόμα πολύ σημαντικό. Όσο συνεχίζεις να διαπραγματεύεσαι, κράτα σταθερά τη βλεμματική σου επαφή μαζί τους.

 

 

Σημείωση: Ο παραπάνω διάλογος είναι από το CD του Δρ. Γιάννη Κριτσωτάκι «ΔΙΑΛΟΓΟΣ ΜΕ ΕΝΑΝ ΕΚΘΕΤΗ».

Ποιος είναι ο  Δρ. Γιάννης Κριτσωτάκις

Εμπειρογνώμονας του Διεθνούς Κέντρου Εμπορίου
Διδάκτωρ Εμπορικών Επιστημών

O Γιάννης Kριτσωτάκις είναι διδάκτορας εμπορικών επιστημών του Oικονομικού Πανεπιστημίου της Bιέννης και εμπειρογνώμονας του Διεθνούς Kέντρου Eμπορίου (ITC), με εξειδίκευση στo εξωτερικό εμπόριο και την επιχειρηματική επικοινωνία.

O Δρ. Kριτσωτάκις διαθέτει πλούσιο συγγραφικό έργο και μακρά διδακτική εμπειρία στο μάρκετινγκ εξαγωγών, τις εμπορικές εκθέσεις και τις διαπραγματεύσεις-πωλήσεις. Μπήκε για πρώτη φορά στον εκθεσιακό χώρο όντας σπουδαστής στο εξωτερικό.

Σήμερα, συγκαταλέγεται μεταξύ των Experts στη χώρα μας στον τομέα των εμπορικών εκθέσεων έχοντας 25ετή επαγγελματική εμπειρία ως υπεύθυνος οργάνωσης εθνικών περιπτέρων σε διεθνείς εκθέσεις, σύμβουλος οργάνωσης συμμετοχών αλλά και ως εισηγητής σε ανάλογα εκπαιδευτικά προγράμματα.

Ο Δρ Κριτσωτάκις ξεκίνησε την επαγγελματική του σταδιοδρομία από το χώρο του Export Marketing στην αλλοδαπή, ενώ μέχρι το 2005 υπηρέτησε στον Ελληνικό Οργανισμό Εξωτερικού Εμπορίου – ΟΠΕ σε διευθυντικές θέσεις. Επίσης, είναι καθηγητής στην Εθνική Σχολή Δημόσιας Διοίκησης.