Σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή μπορούν να φυλλάσονται τα δικαιολογητικά των δαπανών από τις επιχειρήσεις ώστε να δικαιολογούνται σε περίπτωση ελέγχου από τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ.

Με αφορμή ερωτήματα που έχουν υποβληθεί στην ΑΑΔΕ, γίνεται γνωστό ότι κατά τον προσδιορισμό του κέρδους από επιχειρηματική δραστηριότητα επιτρέπεται η έκπτωση όλων των δαπανών, οι οποίες, μεταξύ άλλων, εγγράφονται στα τηρούμενα βιβλία απεικόνισης των συναλλαγών της περιόδου κατά την οποία πραγματοποιούνται και αποδεικνύονται με κατάλληλα δικαιολογητικά.

Περαιτέρω, με την ΠΟΛ. 1113/2015 εγκύκλιό της ΑΑΔΕ διευκρινίστηκε ότι η έννοια των δικαιολογητικών είναι ευρύτερη των φορολογικών στοιχείων και περιλαμβάνει κάθε πρόσφορο δικαιολογητικό, όπως ενδεικτικά, στοιχεία που προβλέπονται από τις διατάξεις του ν. 4308/2014 (Ε.Λ.Π.), δημόσια ή ιδιωτικά έγγραφα, απολογιστικά στοιχεία (π.χ. αποσβέσεις), δήλωση στην περίπτωση ιδιοχρησιμοποίησης, κ.λπ.

Με βάση τις διατάξεις, τα τηρούμενα λογιστικά αρχεία (βιβλία και στοιχεία) δύναται να διαφυλάσσονται σε οποιαδήποτε μορφή (έντυπη ή ηλεκτρονική), ανεξάρτητα από τον τρόπο τήρησης αυτών (χειρόγραφα ή μηχανογραφικά). Επιπλέον, αρχεία που αρχικά δημιουργούνται σε έντυπη μορφή δύναται να ψηφιοποιούνται και να φυλάσσονται στη νέα μορφή τους ακόμα και κατά τη διάρκεια της εκάστοτε τρέχουσας περιόδου.